Een tweewekelijks schema in Excel

Voorbeeldbestanden bij dit artikel:
  • Tweewekelijks werkschema in Excel
  • Inleiding

    Iedereen gebruikt Excel voor vanalles en nog wat. Van de simpelste huis-, tuin- en keukenlijstjes tot de meest ingewikkelde fiannciële modellen. Ook zie ik dat Excel heel vaak gebruikt wordt voor uurroosters. Dit artikel laat een bestandje en wat formules zien voor een tweewekelijks uurrooster. Bijvoorbeeld, de werktijden van iemand kunnen vastliggen in een schema van 2 weken, eerder dan dat er dagelijks dezelfde werktijden van toepassing zijn.

    Over 2 weken gezien ligt het werkschema vast. Het heeft dus weinig zijn om telkens in de tabel tijden te gaan kopiŽren. We kiezen ervoor om een tweede tabel op te stellen met het werkschema:

    We werken hier met een schema met 14 dagen: 2 weken van 7 dagen. De tijden in de tabel kunnen aldus makkelijk opgevraagd worden als we het juiste nummer kennen (tussen 1 en 14).

    Formules

    (Open het Excel bestand bovenaan deze pagina als u de formules liever in het Nederlands leest)
    In de tweede tabel wordt enkel "Aantal uren" berekend met deze formule (merk op, ik gebruik een tabel in Excel, waardoor formules leesbaar worden):

    =[@Einduur] - [@Beginuur]

    In de eerste tabel zitten meer formules: De groene kolommen zijn invoer door de gebruiker. Je kan om het even welke datum ingeven.

    Dagindex (1 tot 14): =WEEKDAY([@Begindatum];2) + IF([@[Even week]]=1;7;0)

    Weeknummer: =WEEKNUM([@Begindatum]-1)

    Even week (1 = ja, 0 = oneven week): =--(ISEVEN([@Weeknummer]))

    #uur: =IF(LEN([@Begindatum])=0;0;IF([@Verlof]=1;0;INDEX(tbl_Planning[Aantal uren];[@Dagindex])))

    Beginuur: =IF([@['#uur]]=0;0;INDEX(tbl_Planning[Beginuur];[@Dagindex]))

    Einddatum (veronderstelling: gelijk aan begindatum): =[@Begindatum]

    Einduur: =IF([@['#uur]]=0;0;INDEX(tbl_Planning[Einduur];[@Dagindex]))

    Outlook synchronisatie

    Zelf gebruik ik dit bestandje (aangevuld met VBA-code) om afspraken in Outlook aan te maken. Ik hoef maar op een knop te drukken en alle afspraken worden gemaakt of bijgewerkt in Outlook :-)

    Uiteraard kan je zelf nog je eigen kolommen toevoegen, zoals locatie of activiteit of naam van de manager, … Kies hierbij in welke tabel je dat het beste doet: in de kleine tabel als die gegevens vast liggen per 2 weken, of in de grote tabel als je ze op dagbasis moet kunnen aanpassen.




    Over Wim

    Wim Gielis is Business Intelligence consultant en Excel expert

    Andere links