Emailen vanuit Excel

Voorbeeldbestanden bij dit artikel:
  • Email vanuit Excel
  • Het SendEmail programma
  • Inleiding

    Je houdt het werkelijk niet voor mogelijk hoe vaak op forums de vraag wordt gesteld: "Hoe kan ik vanuit Excel mails versturen?" Zo vaak zelfs, dat ik op deze vraag nog maar zelden de moeite doe om een antwoord te geven. Eender welk Excel forum, welke taal, versie van Excel, …

    Dat er steeds meer vraag komt vanuit gebruikerskant om de Office-toepassingen meer met mekaar te integreren en te verbinden, is zeker. Meer en meer wil men Excel, Word, Outlook, Powerpoint en Access gaan laten "samenwerken". En als dit dan nog op een geautomatiseerde manier kan, dan is dat nog beter.

    Voorbeelden zijn legio:

    • Een berekeningsblad in Excel waarvan de grafieken naar een Powerpoint presentatie gekopieerd worden
    • Adressen in Word samenvoegen via een tabel in Excel of Access (facturen bvb.)
    • Elke week gepersonaliseerde Excel rapporten via Outlook uitsturen naar bepaalde collega's

    Een aantal van zulke zaken kan je reeds met de bestaande functionaliteiten binnen de Office toepassingen, maar uiteraard lang niet alles. Hiervoor moet er dus geprogrammeerd worden in VBA, de programmeertaal binnen Office-toepassingen.

    Automatisatie is welkom

    Om verder te gaan met het laatste voorbeeldje en de insteek van dit artikel, richt ik mij in de rest van dit artikel op het geautomatiseerd mails versturen vanuit Excel. Over dit onderwerp is er nochtans al heel wat gedaan in Excel kringen op internet. Denk maar aan de prachtige voorbeeldcodes van Excel MVP Ron De Bruin. Het is deze site die keer op keer aangeraden wordt op forums, en terecht.

    Toch zijn er een aantal nadelen bij veel Ron’s voorbeeldcodes:

    1. De te gebruiken codes hangen soms af van de Office versie
    2. Ze veronderstellen vaak Outlook, wat niet altijd in gebruik is. Bvb. op een bedrijfsserver staat soms al geen Office.
    3. Vaak krijgt men waarschuwingsberichten op het scherm wanneer je een mail tracht te verzenden via VBA code. Dit zijn dan popup boxen die vragen of je wel zeker weet dat je de mail wil verzenden, aangezien Outlook gestart werd vanuit een andere applicatie (Excel in dit geval). Als je geautomatiseerd 100 mails wil sturen, kan je 100 keer een paar seconden wachten en dan op "Ja"/"Yes" klikken.
    4. De te gebruiken codes zijn ook wat lastiger dan het alternatief dat ik in dit artikel voorstel.

    Wordt vervolgd…

    Lees voor een goed alternatief verder op de volgende bladzijde…




    Over Wim

    Wim Gielis is Business Intelligence consultant en Excel expert

    Andere links