Linken naar andere bestanden

Inleiding

Geloof het of niet na mijn pakweg 25 jaar Excel gebruik... Stel je de volgende situatie voor. Cellen in een bepaald Excel bestand halen informatie op uit andere cellen. Maar die broncellen bevinden zich niet alleen in een ander werkblad, neen, die werkbladen zitten in een ander Excel bestand. En dat bronbestand is mogelijks ook niet geopend in Excel maar gesloten. Zoals deze situatie, waarin we de verkopen in BelgiŽ, Duitsland en Frankrijk optellen in een geconsolideerd bestand. Er is telkens 1 bronbestand per land:

Dit werkt prima. De problemen starten wanneer de bestanden getransfereerd worden naar een andere map / schijf / PC / een collega's PC/... De D-schijf is misschien niet meer D. De map Excel bestaat misschien niet meer of dient veranderd te worden. De collega heeft de naam van het bestand veranderd (per ongeluk of doelbewust). Of de naam van het tabblad in de bronbestanden - misschien enkel in het bronbestand van 1 land en niet in de andere landen. Je raadt het al... miserie !

In kolom C zie je de formule uit kolom B: het maakt een verschil uit of het bronbestand geopend is of niet. Indien geopend, dan is de celverwijzing korter dan wanneer het bronbestand gesloten is want dan staat het volledige pad in de cel. Dit hoef je echter niet zelf te doen: typ een = teken, open het bronbestand, duid met de muis de broncel aan en sluit het bronbestand weer. Excel voegt dan wel de volledige syntax toe.

Wanneer ik een situatie meemaakte dat ik links moest aanpassen, dan deed ik dat steevast via "Zoeken en Vervangen" van de paden die in de formules staan. Maar Excel biedt hier ook ondersteuning. Ergens wist ik dat wel vaag maar had ik het nooit actief gebruikt. Tot nu !

Excel links en referenties

Excel bevat in het menu een optie om de verschillende linken te bekijken. Je kan ze ook aanpassen en opnieuw instellen, veranderen naar een andere bron:

Zo kan je referenties weer recht trekken zonder een reeks van "Zoeken en Vervangen"-acties toe te passen in Excel.






Vraag je je de volgende keer af naar waar bepaalde formules verwijzen, kijk dan zeker ook in dit menu. Het maakt het meer inzichtelijk en laat toe de linken te wijzigen, bij te werken of door te knippen.

Voor wie VBA wenst te gebruiken, hier vind je code:

Sub Change_Excel_References()
ActiveWorkbook.ChangeLink _ Name:="D:\Excel\Bronnen\BelgiŽ.xlsx", _ NewName:="D:\Excel\Verkoopstotalen\Bronnen\BelgiŽ.xlsx", _ Type:=xlExcelLinks
End Sub



Homepage

Rubriek onderdelen

Over Wim

Wim Gielis is Business Intelligence consultant en Excel expert

Andere links