Lange complexe formules verbergen

Inleiding

Hier is een eerder kort artikel, met een truckje dat regelmatig van pas komt in Excel. Wanneer je een rapport/dashboard-actige Excel werkblad hebt, met formules die bijvoorbeeld overzichtstotalen maken, dan kan je wel eens eindigen met lange en ingewikkelde formules. Waarschijnlijk passen zulke formules zelfs niet op 1 lijn in de formulebalk. Hier is een voorbeeldje met een Engelse functie:

Dan kan je de formulebalk vergroten/verhogen, maar dan verlies je ook kostbare ruimte in je Excel bestand. Voor het merendeel van de formules dat wel kort of van normale lengte is, is het dan ook weer niet nuttig om zoveel witte ruimte in beeld te hebben.

Het ding is, met formules zoals deze, die trekken de aandacht als je cellen selecteert of doorheen cellen navigeert. Wat zijn een aantal mogelijkheden om zulke lange formules uit het zicht te houden ?

  • Ontegensprekelijk de gemakkelijkste methode: gebruik celreferenties naar een ander werkblad, dat je kan verbergen, en zet je lange, gecompliceerde formules daar neer. Waarschijnlijk is dit een soort van rekentabblad dat het rapport dan aanspreekt voor rapporteringsdoeleinden
  • Markeer de cel met een lange formule als "Verborgen" (dat kan je doen bij de Celeigenschappen, op het laatste tabje Beveiliging). De formule zal onzichtbaar worden in de formulebalk ALS je ook het werkblad beveiligt. Een paswoord is optioneel.
  • Gebruik Alt+Enter na het isgelijkaan-teken. Zet de cursor na de = en geef de toetsencombinatie in. All but the = sign will shift to the second line in the formula bar.

Hier is een formule vanop een Excel forum (vertaal gerust naar het Nederlands als je wil :-) ):

en wordt:

en als je dan op het pijltje naar beneden klikt in de formulebalk dan zie je de rest van de formule.

Deze Alt+Enter truck kan heel handig zijn wanneer je een lange moeilijke formule wil opknippen in meerdere lijnen/delen. Zo wordt de formule leesbaar met een vergrote formulebalk, en zal je sneller in staat zijn de formule snel te begrijpen. Voeg gewoon Alt-Enter toe waar je een nieuwe "lijn" in de formule wil beginnen. Uiteraard zal de formule nadien op exact dezelfde manier werken als voordien.

Als uitsmijter, de sneltoetscombinatie Ctrl+Shift+u is ook wel een handige: daarmee klap je de formulebalk uit of breng je hem weer naar zijn normale hoogte van 1 regel.




Over Wim

Wim Gielis is Business Intelligence consultant en Excel expert

Andere links