Databasefuncties

Voorbeeldbestanden bij dit artikel:
  • Databasefuncties
  • Databasefuncties voorbeeld 2
  • Inleiding

    Vaak wordt mij gevraagd hoe je statistieken kunt berekenen voor gegevens in een kolom, waarbij andere kolommen voldoen aan één of meerdere voorwaarden. Bv. Wat is het maximale factuurbedrag van klant Janssens? Of wat is de gemiddelde verkopen in een bepaalde maand. De variaties zijn echt eindeloos. Daarom heb ik een bestandje gemaakt met de meest courante databasefuncties. Neem er zeker eens een uitgebreide kijk in, want het toont berekeningen waarvan de meeste Excel-gebruikers niet wisten dat ze konden.

    Argumenten in de functie

    Wat je nodig hebt voor die functies is altijd hetzelfde: 3 argumenten, en wel in deze volgorde:

    1. het bereik van je hele tabel, inclusief de eerste rij met kolomtitels. Je kan zoals in het bestand het bereik een naam geven, dat werkt gemakkelijker.
    2. de titel van de kolom waarover je de som, het aantal, het gemiddelde, het maximum, het minimum, de standaarddeviatie, … wilt berekenen. Zorg ervoor dat dat perfect overeenkomt, en woorden moeten tussen aanhalingstekens komen. Bijv. zoals in het bestand: "Diepte". Dus niet Diepte, ook niet "Diep".
    3. het bereik waar de criteria staan. Je kan bijv. vragen om het maximum in een kolom te berekenen, waarbij in de andere kolommen bepaalde dingen wel of niet staan, zelfs in combinaties. Je MOET wel altijd criteria voorzien; evt. verberg je die rijen of kolommen.

    Zoals in rood aangegeven in het bestandje, elk van de berekende getallen kan ook met een SOMPRODUCT functie gebeuren. Let op: deze functie is inefficiënt in vergelijking met databasefuncties die je hier vindt. Als je kan, vermijd ze, al besef ik dat dit niet altijd mogelijk is. Maar ook databasefuncties hebben hun limieten: zie in kolom "Simpeler" voor enkele gemakkelijkere en efficiëntere alternatieven.

    Voor de meer gevorderde Excel-gebruikers onder ons: merk de analogie op tussen het gebruik van deze functies, en het alternatief van eerst een Autofilter in te stellen en vervolgens met de functie SUBTOTAAL te werken.

    Met deze pagina hoop ik stellig dat ik de vragen over dit onderwerp aanzienlijk kan verminderen. De gegevens zijn de duikbeurten van Geert Tieman, zie hier.




    Over Wim

    Wim Gielis is Business Intelligence consultant en Excel expert

    Andere links